Plano de Ação: O que é?

O plano de ação (5W2H) é um conjunto de atividades que visam atingir um objetivo.

É uma ferramenta gerencial utilizada:

Quando não estou atingindo meus resultados propostos;
Quando estou prevendo a necessidade de uma alteração nos resultados do meu processo;
Quando precisamos implantar uma oportunidade de melhoria.

Permite o detalhamento no acompanhamento da execução das atividades previstas para atingir determinados objetivos e metas.

Normalmente, é elaborado em forma de tabela onde estabelecemos os principais itens necessários para a execução das atividades.

5W2H

Sigla	Significado	Definição
What	O quê?	Qual ação será executada?
Who	Quem?	Quem será o responsável pela implementação?
Why	Por quê?	Por que é importante a execução da ação?
When	Quando?	Até quando será executada?
Where	Onde?	Onde será executada a ação?
How	Como?	Como será executada?
How much	Quanto?	Quanto vai custar a execução da ação?

Etapas para elaborar um 5w2h:

Definir claramente o objetivo que se quer alcançar;
Analisar as causas – Identificar quais as causas comuns dos últimos resultados observados;
Utilizar sempre que possível ferramentas de análise: espinha de peixe, estratificação (pareto, histograma), redesenho de processo, brainstorm, entre outros;
Priorizar as causas que têm maior impacto no resultado;
Propor contramedidas às causas priorizadas, isto é, O QUE posso fazer para anular ou minimizar tal impacto;
Priorizar as contra medidas que mais podem impactar no resultado e que estão dentro do meu campo de atuação ou influência.

Acompanhamento:

O que vai efetivamente alterar o resultado previsto é a execução das ações propostas no plano, e o mais comum é que, aos poucos, as pessoas deixem o plano de lado até quase esquecerem dele.

Para evitar que isso aconteça, o importante é agendar datas periódicas para acompanhamento e revisão das tarefas planejadas, acompanhando sua execução e possibilitando sempre que necessário uma melhoria no planejamento, para que de fato sejam atingidas as metas propostas.

Principais erros:

Abaixo, listamos os principais erros na elaboração de um plano de ação:

a) Fixar uma meta inalcançável: se as pessoas envolvidas não acreditarem que o objetivo é viável, elas não se comprometerão. O que fara com que o plano seja apenas uma burocracia para agradar quem o está exigindo;

b) Não se preocupar com o tempo de execução: não podemos esquecer que as pessoas irão precisar de tempo para implantar o que foi proposto e, para isso, terão de abrir espaço na agenda (normalmente já cheia) para poder dar conta das tarefas adicionais. Cabe à liderança priorizar as atividades;

c) Alterar as prioridades o tempo todo: nada pior para um plano do que a mudança constante nas prioridades. Então, antes de solicitá-lo, defina realmente se esse é o objetivo a ser alcançado

d) Fixar um prazo curto para o plano: na ansiedade de resolver o problema logo, é comum programarmos prazos curtos para realização das ações. Ao elaborar um plano é preferível estabelecer prazos mais longos mas que possam ser efetivamente cumpridos pela equipe do que ficar reprogramando as ações.

e) Não marcar datas de revisão: deixe claro para todos as datas de revisão e acompanhamento do cronograma e dos resultados dos planos de ação. Estabeleça um cronograma mensal de acompanhamento e divulgue a todos os envolvidos para que eles possam bloquear a agenda para participar.