Manter um ambiente limpo e organizado é o primeiro passo para quem quer manter a qualidade, tanto na vida pessoal, quanto na profissional. A organização estimula a criatividade e, consequentemente, aumenta a produtividade

Para isso, existem ferramentas que auxiliam nessa implementação. Uma delas é o 5S. E é sobre isso que falaremos neste artigo.

Agora que você já sabe como definir, alcançar e acompanhar suas metas em 2022, está na hora de entender como entrar o ano com a casa em ordem, pronto para executar todas as dicas que demos por aqui.

O que é o programa 5S

O programa 5S é uma ferramenta fundamental, baseada na qualidade total, que promove a organização, limpeza e padronização do ambiente, com o objetivo de alcançar melhoria contínua e o crescimento tanto profissional quanto pessoal.

Criado no Japão, e utilizado como plano estratégico na implementação da qualidade total, o 5S tem sua origem baseada em cinco sensos: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Confira o que são e para que servem cada um deles.

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Conheça os sensos do Programa 5S

Baseado na cultura oriental, o método 5S tem como pilar, 5 princípios básicos que dão propósito à sua aplicação. Vejamos quais são eles:

Seiri (Senso de Utilização)

A aplicação do primeiro S diz respeito à utilização consciente de recursos. O foco é reduzir o uso de materiais, descartando excessos e gerando economia.

Um exemplo muito comum, e que não deixa de ser atual, são os intermináveis documentos arquivados em pastas e gavetas. Com o avanço da tecnologia, ficou muito mais simples, prático e organizado o registro de informações de forma digital. Levando em conta o Senso Seiri, os documentos devem ser revisados, digitalizados e descartados, caso não tenham utilidade.

Cabe à empresa definir quais materiais ou ferramentas são realmente necessárias e devem ser mantidas, e o que for supérfluo ou irrelevante deve ser descartado.

Para isso, é importante responder questões como:

  • O que é necessário descartar?
  • Nós realmente precisamos disso?
  • Em que/onde isso pode ser útil?

Tendo em mente respostas claras, será fácil aplicar esta primeira etapa na transformação cultural de sua organização. Isso facilitará a limpeza do local, além de  reduzir custos, liberar espaço e proporcionar um melhor controle de materiais.

Seiton: Senso de Organização

O segundo passo do método 5S é, na verdade, uma continuação do primeiro. No senso Seiton,  o que foi definido como útil ou necessário, agora, deve ser organizado de forma que você possa ganhar tempo e agilizar os processos de sua empresa.

Um ambiente de trabalho organizado é propício para o aumento da produtividade e desempenho de quem trabalha na organização.

Quanto mais organizado você for, menos tempo perderá procurando coisas básicas, e poderá dispor de mais tempo no que é realmente prioritário.

Portanto, tenha o hábito de limpar sua mesa, determine locais específicos para itens, pastas, materiais de escritório. Mantenha o que você utiliza no dia a dia a seu alcance, separe os objetos por itens, nomes, categorias e cole etiquetas para facilitar a identificação quando necessário.

Essas práticas economizarão tempo, facilitarão a localização de materiais e documentos e aumentarão a produtividade da equipe.

Seiso: Senso de Limpeza

Seiso é o senso referente à limpeza, e é mais do que uma questão de higiene.

Este é um princípio e uma responsabilidade que todos na empresa devem ter, não apenas os responsáveis por essa área nas organizações.

Manter boas práticas, seu local de trabalho limpo e higiene pessoal é responsabilidade de todos.

Lavar o que sujar ou descartar o lixo de forma correta são exemplos de práticas que, se bem executadas, geram satisfação, motivação e, consequentemente, aumento da produtividade.

Seiketsu: Senso de Padronização

O quarto senso do 5S é o Seiketsu,  senso de padronização.

Este princípio tem o objetivo de manter a prática do que foi incorporado até agora.

Após a implementação dos três primeiros sensos, é muito importante que uma rotina seja seguida, para que a produtividade e melhorias continuem ocorrendo. Para isso, é necessário muito trabalho de reforço, perpetuando as práticas, definindo regras e realizando fiscalizações para que a metodologia realmente tenha efeito na organização.

Shitsuke: Senso de Autodisciplina

O último passo do programa 5S, Shitsuke, está muito ligado ao senso 4, Seiketsu. Enquanto o senso Seiketsu objetiva padronizar o que foi implantado, o Shitsuke tem o intuito de enraizar as novas práticas, através da autodisciplina.

Porém, para isso, é fundamental que haja um suporte ao colaborador, tanto de orientação quanto de capacitação. O ideal é que a empresa crie materiais de apoio, treinamentos e realize avaliações periódicas, visando resgatar os conceitos do 5S, aplicando reciclagens sempre que achar necessário.

Os pontos implantados serão aperfeiçoados ao longo do tempo, por isso, a monitoria constante se faz muito importante. Mas, mais do que um programa, o 5S deve se tornar um estilo de vida, uma filosofia. Tanto no trabalho, quanto na vida pessoal.

Quando uma pessoa vive ou trabalha em um local limpo, organizado e cuida bem da sua apresentação/higiene pessoal, isso automaticamente traz uma sensação de bem estar e motivação, que acabam resultando em maior produtividade, economia de tempo e agilidade nos processos, além de ajudar os colaboradores a entenderem qual o seu papel e sua importância dentro da organização.

Como o programa 5S pode auxiliar nos resultados do negócio?

Você pode perceber a importância do programa 5S para a estratégia do seu negócio, apenas avaliando os conceitos dos sensos apresentados.

São inúmeras as vantagens de organização e produtividade, facilitando muito o trabalho de todas as áreas do negócio, e tornando o ambiente de trabalho mais produtivo e colaborativo. Algumas destas vantagens são:

  • Processos mais Organizados;
  • Agilidade nos processos;
  • Redução da perda de material;
  • Aumento da produtividade;
  • Foco em atividades principais;
  • Melhor gerenciamento de crises;
  • Melhor utilização de recursos;
  • Local de trabalho adequado;
  • Melhoria contínua;
  • Aumento de resultados;
  • Economia;
  • Aumento na qualidade do serviço;
  • Facilidade na identificação de erros

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Manter um ambiente limpo e organizado é o primeiro passo para quem quer manter a qualidade, tanto na vida pessoal, quanto na profissional. A organização estimula a criatividade e, consequentemente, aumenta a produtividade Para isso, existem ferramentas que auxiliam nessa implementação. Uma delas é o 5S. E é sobre isso que falaremos neste artigo. Agora […]