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Agendar Reuniones en Gestiona
En el panel Administrativo, teniendo las liberaciones necesarias, será posible programar reuniones para todos los Usuarios que el administrador tiene acceso, no sólo para sus subordinados.
Regístre reuniones de resultados, Monitoreo, Reuniones de Apoyo, Entrenamiento, Feedback o Reuniones General.
En este articulo veremos:
Como Agendar una Reunión
Haga clic en el icono que se indica a continuación:
Se abrirá el calendario y en el panel izquierdo verá la miniatura del calendario y los tipos de reunión.
Usted verá que los tipos de reuniones tienen colores diferentes, para cada tipo de reunión el color que se refiera a ella aparecerá en el calendario.
Nota: Para reuniones no realizadas, el color del tipo de reunión en el calendario aparecerá en rojo.
Para registrar una nueva reunión, basta con hacer clic en el día deseado, y una ventana se abrirá:
Llenar el título de la reunión, el líder, donde se realizará, horario de inicio y término y luego el tipo de reunión. A continuación, haga clic en Guardar.
Para otras informaciones, se debe hacer clic en «Cambiar detalles …». Abrirá una pantalla con cuatro pestañas (Evento, Pendientes, Participantes y Acta). Navegue abajo para saber más sobre cada una de las pestañas:
En esta pantalla, podemos cambiar la información básica de la reunión, como: título, líder, lugar y período.
Después de realizar la reunión, indique la fecha en el campo Fecha Realizado.
En la Descripción, el autor de la reunión puede poner una breve nota descriptiva de la reunión.
También se puede cambiar el Tipo de la Reunión y Adjuntar Archivos, aquí será posible adjuntar el Acta de la Reunión, por ejemplo.
IMPORTANTE:
Los archivos adjuntos deben tener un máximo de 2 MB.
Extensiones permitidas: .doc; .docx; .xls; .xlsx; .pdf o .txt.
El campo Agregar Participantes, se rellenará automáticamente con los subordinados del líder de la reunión, y en este campo se pueden cambiar o agregar usuarios de ICG que estén subordinados al usuario líder.
Para otros usuarios que no están subordinados, se debe usar el campo Agregar Invitado, que se encuentra abajo.
También en esta pantalla, podemos seleccionar si se enviará un correo electrónico para alertar sobre la reunión, y también será posible Cancelar la Reunión, si es necesario, e insertar el motivo de la cancelación.
Al hacer clic en la pestaña Pendientes, debe ver una pantalla como la siguiente:
Puede agregar las tareas que se han definido para cada participante en la reunión. Para ello, basta con rellenar los datos y hacer clic en el botón +.
Después de eso, la actividad pendiente debe aparecer como en la siguiente imagen:
Las tareas que se agreguen a los usuarios aparecerán en la lista de Acciones Pendientes localizada en el ICG de cada usuario, también podrán ser consultadas en el icono Tareas en el menú de su ICG.
En esta pestaña, el responsable de la reunión puede marcar a los usuarios que asistieron a la reunión, y si alguien ha sido sustituido, listar quién lo reemplazó.
Para marcar quién participó, basta con marcar la caja en la columna de participación. Si el usuario no ha participado, basta con desmarcar la casilla de verificación y escribir en el campo al lado quien lo reemplazó.
Estos usuarios se muestran de acuerdo con la lista de participantes, definida en la pestaña de evento, como se ha visto anteriormente.
La solapa de acople ofrece una herramienta de texto rico con diversos recursos, posibilitando la creación del documento sin la necesidad de adjuntar algún archivo al ICG.
Al igual que el líder de la reunión, los usuarios con perfil de administrador también pueden escribir / editar el acta. Los demás participantes sólo podrán consultarla.
Para saber cómo consultar el Acta, acceda al artículo Agenda de Reuniones: Consultando el Acta.
No olvide guardar cuando finalice.
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Visión General
Después de registrar los eventos en su agenda, podrá ver todo lo que se creó en el calendario, visualizando también que cada tipo de reunión está siendo pintada por su color referente. conforme abajo:
Puede filtrar lo que se mostrará en el menú de la izquierda del calendario, seleccionando lo que se mostrara y lo que no.
Se percibe que en la imagen abajo los entrenamientos no se visualizan en el calendario.
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Menú
En el menú superior, hay algunas opciones:
Lista de Eventos
Será posible buscar reuniones catastradas. Rellene los filtros deseados y haga clic en Buscar.
También puede exportar las reuniones o mostrar sólo las reuniones que se buscan en el calendario.
Mostrar las cancelaciones
Si este botón está encendido, aparecerán las reuniones que se han cancelado:
Al desactivar este botón, las reuniones canceladas no seran mostradas
Opciones de visualización
De forma predeterminada, el calendario se abrirá con la visualización mensual, pero puede optar por ver sólo un día, una o dos semanas.
- Dia
- Semana
- Dos Semanas
Reunión de Líderes
Aquí se muestran las reuniones mensuales de cada usuario líder de la reunión.
Es posible consultar a los usuarios que no aplicaron ninguna reunión en el mes.
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