Plan de Acción en Gestiona: ¿Qué es?

El plan de acción (5W2H) es un conjunto de actividades que buscan alcanzar un objetivo.

Es una herramienta gerencial utilizada:

Cuando no estoy alcanzando mis resultados propuestos.
Cuando estoy previendo la necesidad de un cambio en los resultados de mi proceso.
Cuando necesitamos implantar una oportunidad de mejora.

Permite el detalle en el seguimiento de la ejecución de las actividades previstas para alcanzar determinados objetivos y metas.

Normalmente, es elaborado en forma de tabla donde establecemos los principales ítems necesarios para la ejecución de las actividades.

5W2H

Sigla	Significado	Definición
What	¿Que?	¿Cual acción será ejecutada?
Who	¿Quien?	¿Quién será el responsable de la implementación?
Why	¿Por que?	¿Por qué es importante la ejecución de la acción?
When	¿Cuando?	¿Hasta cuando se ejecutará?
Where	¿Donde?	¿Dónde se ejecutará la acción?
How	¿Como?	¿Como será ejecutada?
How much	¿Cuanto?	¿Cuánto va a costar la ejecución de la acción?

Pasos para crear un 5w2h:

Definir claramente el objetivo que se quiere alcanzar.
Analizar las causas – Identificar las causas comunes de los últimos resultados observados.
Utilizar siempre que sea posible herramientas de análisis: espina de pescado, estratificación (pareto, histograma), rediseño de proceso, brainstorm, entre otros.
Priorizar las causas que tienen mayor impacto en el resultado.
Proponer contramedidas a las causas priorizadas, es decir, qué puedo hacer para anular o minimizar tal impacto.
Priorizar las contra medidas que más pueden impactar en el resultado y que están dentro de mi campo de actuación o influencia.

Seguimiento:

Lo que va a cambiar efectivamente el resultado previsto es la ejecución de las acciones propuestas en el plano, y lo más común es que, poco a poco, las personas dejen el plan de lado hasta casi olvidar de él.

Para evitar que esto ocurra, lo importante es programar fechas periódicas para acompañamiento y revisión de las tareas planificadas, acompañando su ejecución y posibilitando siempre que sea necesario una mejora en la planificación, para que de hecho se alcancen las metas propuestas.

Principales errores:

A continuación se enumeran los principales errores en la elaboración de un plan de acción:

a) Fijar una meta inalcanzable: Si las personas involucradas no creen que el objetivo es viable, no se comprometen. Lo que hará que el plan sea sólo una burocracia para agradar a quien lo está exigiendo;

b) No se preocupe por el tiempo de ejecución: No podemos olvidar que la gente necesitará tiempo para implantar lo que se ha propuesto y, para ello, tendrán que abrir espacio en la agenda (normalmente ya llena) para poder dar cuenta de las tareas adicionales. Cabe al liderazgo priorizar las actividades;

c)Cambiar las prioridades todo el tiempo: nada peor para un plan que el cambio constante en las prioridades. Entonces, antes de solicitarlo, defina realmente si ese es el objetivo a ser alcanzado

d) Fijar un plazo corto para el plan: En la ansiedad de resolver el problema luego, es común programar plazos breves para la realización de las acciones. Al elaborar un plan es preferible establecer plazos más largos pero que puedan ser efectivamente cumplidos por el equipo que quedar reprogramando las acciones.

e) No marcar fechas de revisión: Deje claro para todas las fechas de revisión y seguimiento del cronograma y de los resultados de los planes de acción. Establezca un cronograma mensual de seguimiento y divulgue a todos los involucrados para que puedan bloquear la agenda para participar.