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Configuração: Monitor de Tarefas no Gestiona
O Monitor de Tarefas é uma ferramenta complementar ao Gestiona que facilita o controle das tarefas e ações registradas, bem como o processo de uso da Agenda de Reuniões. Ele integra o recebimento de avisos por E-mail.
Para configurar as opções do Monitor, clique no avatar do seu usuário e depois em Monitor de Tarefas.
Uma nova tela aparecerá, permitindo ajustar as configurações do monitor.
Veja abaixo os detalhes das configurações do Monitor de Tarefas:
Notificações
A primeira opção é Notificações. Aqui você marcará quais eventos listados abaixo deseja receber notificação em seu e-mail:
Agora veremos cada opção no detalhe:
Marcando essa opção, você receberá avisos sobre as reuniões agendadas. Isso inclui data, hora, prévia dos participantes e nome da reunião.
Essa opção existe para caso o usuário tenha subordinados cadastrados, podendo assim ser alertado sobre alterações das faixas que eles tenham feito. É apresentado o nome do solicitante, nome do item a ser alterado, o motivo e o tempo de aprovação automática (caso não seja aprovado nesse prazo, o software faz a aprovação).
Essa opção faz com que você receba um retorno das aprovações feitas pelos seus gerentes.
Exemplos:
- Faixa Aprovada
- Meta Aprovada
Avisa toda vez que alguém for delegar um item para você. Isso inclui o nome da pessoa, o nome do item e o tempo que leva para aprovação automática.
Habilitando essa opção você vai saber quando alguém delega uma ação para você, independente da origem. As informações são: nome da pessoa, nome do item, qual a origem (se a ação veio da Agenda, Plano de Ação, FCA e seu respectivo nome.) e o tempo para aprocação automática.
Rotinas
A segunda opção é Rotina. Aqui você marcará quais opções deseja receber em um relatório consolidado por e-mail:
Agora veremos cada opção no detalhe:
- Ações Pendentes
- Itens de controle aguardando FCA
- Avisar quando a senha irá expirar
- Ações vencidas dos subordinados
- Vermelhos dos subordinados
Temos duas opções, filtrando assim quais ações devem aparecer nas notificações:
- Todas: Essa opção apresenta qualquer ação pendente, mesmo que não esteja fora do prazo, alertando sobre as ações mais recentes também.
- Apenas Vencidas: Essa opção alerta você somente sobre a ação que já passou do prazo, dando foco ao que ficou para trás e não foi possível concluir.
Nessa opção você receberá a informação de quais itens fora da faixa ainda não tem FCA. Isso é importante para melhorar a nota de EGU e entender quais situações ocorreram no mês em questão. Os alertas facilitam a preencher todas as informações e deixar sua tabela em dia.
O software emite um alerta quando a senha estiver prestes a expirar para que você se prepare para resetar antes da data.
Este aviso permite que um gerente fique ciente do que não foi cumprido no prazo pelos seus subordinados. Lista todas a as ações vencidas de todos os subordinados. Aqui você vê a origem, nome da ação, proprietário da ação, responsável e qual era a data limite.
Notifica o gerente de quais itens ficaram em vermelho nas tabelas dos subordinados,
Caso queira ver um exemplo do email de rotina, clique no ícone abaixo:
Frequência de Envio
Aqui você marcará a frequência e quando deseja receber o relatório consolidado por e-mail da Rotina marcadas anteriormente.
Frequência de Envio: Você poderá configurar o recebimento diário, semanal ou mensal.
No Dia: Caso tenha marcado a opção Mensal é possível selecionar o dia específico de cada mês para receber as rotinas.
No rodapé desta tela você encontra os botões para Marcar ou Desmarcar todas todas as opções e também os botões Salvar ou Desfazer as alterações.
IMPORTANTE:
Caso você não tenha este recurso habilitado, procure pelo Administrador, Facilitador ou Consultor para solicitar este recurso. Se sua empresa não possui o Monitor de Tarefas entre em contato com o Suporte Quattrus.
