Español
EnglishNo painel Administrativo, tendo as liberações necessárias, será possível agendar reuniões para todos os Usuários que o administrador tem acesso, não somente para seus subordinados.
Cadastre Reuniões de Resultados, Monitorias, Reuniões de Apoio, Treinamento, Feedback ou Reuniões Geral.
Neste artigo veremos:
- Como Agendar uma Reunião
- Visão Geral
- Menu
Como agendar uma Reunião
Clique no ícone indicado abaixo:
Ao abrir a tela de calendário, no painel à esquerda, você verá a miniatura do calendário e os tipos de reunião.
Você verá que os tipos de reuniões possuem cores diferentes, para cada tipo de reunião a cor refente a ela irá aparecer no calendário.
Obs.: Para reuniões não realizadas, a cor do tipo da reunião no calendário aparecerá em vermelho.
Para cadastrar uma nova reunião, basta clicar no dia desejado, e uma janela vai se abrir:
Preencher o título da reunião, o líder, onde ela será realizada, horário de início e término e então, o tipo de reunião. Em seguida clique em Salvar.
Para outras informações, deve-se clicar em “Alterar Detalhes…”. Abrirá uma tela com quatro abas (Evento, Pendências, Participantes e Ata). Navegue abaixo para saber mais sobre cada uma das abas:
Nessa tela, podemos alterar as informações básicas da reunião, como: título, líder, local e o período.
Após realizar a reunião, indique a data no campo Data Realizado.
Na Descrição, o autor da reunião pode colocar uma breve nota descritiva da reunião.
Também pode-se alterar o Tipo da Reunião e Anexar Arquivos, aqui será possível anexar a Ata da Reunião, por exemplo.
IMPORTANTE:
Os arquivos anexados devem ter no máximo 2MB.
Extensões permitidas: .doc ; .docx; .xls ; .xlsx ; .pdf ou .txt .
O campo Adicionar Participantes, será preenchido automaticamente com os subordinados do líder da reunião, e neste campo pode-se alterar ou adicionar usuários do ICG que estejam subordinados ao usuário líder.
Para outros usuários que não estejam subordinados, deve-se usar o campo Adicionar Convidado, que se encontra logo abaixo.
Também nessa tela, podemos selecionar se será enviado um e-mail para alertar sobre a reunião, e também será possível Cancelar a Reunião, caso necessário, e inserir o motivo do cancelamento.
IMPORTANTE:
O envio de e-mails de convite requer o Monitor de Tarefas habilitado. Caso não tenha este recurso habilitado, consulte o seu Administrador, Facilitdor, Consultor ou o Suporte Qualitin.
Ao clicar na aba Pendências, você deve visualizar uma tela como a abaixo:
Você poderá adicionar as tarefas que foram definidas para cada participante na reunião. Para isso, basta preencher os dados e clicar no botão +.
Após isso, a pendência deverá aparecer listada como na imagem abaixo:
As tarefas que forem adicionadas para os usuários aparecerão na lista de Ações Pendentes localizada no GESTIONA de cada usuário, também poderão ser consultadas das tarefas que você cadastrou no ícone Tarefas no menu do seu dashboard.
Nesta aba, o responsável pela reunião pode marcar os usuários que compareceram na reunião, e caso alguém tenha sido substituído, listar quem o substituiu.
Para marcar quem participou, basta marcar a caixa na coluna de participação. Caso aquele usuário não tenha participado, basta desmarcar a caixa de seleção e escrever no campo ao lado quem o substituiu.
Estes usuários são exibidos de acordo com a lista dos participantes, definida na aba de evento, como visto anteriormente.
A aba de ata disponibiliza uma ferramenta de texto rico com diversos recursos, possibilitando a criação do documento sem a necessidade de anexar algum arquivo ao GESTIONA.
Assim como o líder da reunião, os usuários com perfil de administrador também poderão escrever/editar a ata. Os demais participantes só poderão consultá-la.
Para saber como consultar a Ata, acesse o artigo Agenda de Reuniões: Consultando a Ata.
Não esqueça de salvar quando finalizar.
Visão Geral
Após cadastrar os eventos na sua agenda, você poderá ver tudo que foi criado no calendário, visualizando também que cada tipo de reunião está sendo pintada por sua cor referente. conforme abaixo:
Você pode filtrar o que será exibido a partir do menu a esquerda do calendário, selecionando o que será ou não mostrado.
Perceba que na imagem abaixo os treinamentos não estão sendo exibidos no calendário.
Menu
No menu superior, há algumas opções:
Será possível pesquisar as reuniões cadastradas. Preencha os filtros desejados e clique em Pesquisar.
Você também poderá exportar as reuniões ou então exibir somente as reuniões pesquisadas no calendário.
Caso este botão esteja ligado, irá aparecer as reuniões que foram canceladas:
Ao desativar este botão, as reuniões canceladas não serão exibidas.
Por padrão, o calendário abrirá com a visualização mensal, mas você poderá optar por ver somente um dia, uma ou duas semanas.
- Dia
- Semana
- Duas Semanas
Aqui serão exibidas as reuniões mensais de cada Usuário líder da Reunião.
Será possível consultar quais os usuários não aplicaram nenhuma reunião no mês.
