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Passo 08: Agenda de Reuniões no Gestiona
Para acessar a Agenda de Reuniões, clique no ícone indicado abaixo:
O sistema abrirá a tela de Agenda.
No canto superior esquerdo, você verá o calendário menor e, logo abaixo, você poderá configurar quais os tipos de reunião irão aparecer na agenda.
Por padrão, todos virão selecionados. Para ocultar algum tipo de reunião, basta clicar na reunião desejada que ficará hachurada, conforme abaixo:
Para cadastrar uma nova Reunião, basta clicar no dia desejado. Abrirá uma janela para Adicionar o Evento.
- Título: Defina o nome da reunião.
- Líder: Escolha o Líder da reunião de resultados.
- Quando: Defina o horário da reunião.
- Onde: Registre o local onde ocorrerá a reunião.
- Início: Registre a data e horário de início da reunião de resultados.
- Término: Registre a data e horário de término da reunião de resultados.
- Tipo de reunião: Selecione se o evento será uma RR (Reunião de Resultados), REMON (Reunião de Monitoria), Reunião de Apoio, Treinamento, Geral ou Feedback.
Após cadastrar todas as informações clique em Salvar para adicionar o evento.
Clique no evento desejado.
Para visualizar mais opções do evento, clique em Alterar Detalhes.
O sistema abrirá a tela para Alterar Evento.
Aba Evento
Por padrão, o líder da reunião e seus subordinados estarão selecionados como participantes. Para convidar mais pessoas, basta escrever o nome do usuário desejado no campo “Adicionar Convidado”.
Também nessa tela, podemos selecionar se será enviado um e-mail para alertar sobre a reunião.
IMPORTANTE:
O envio de e-mails de convite requer o Monitor de Tarefas habilitado. Caso não tenha este recurso habilitado, consulte o seu Administrador, Facilitador, Consultor ou o Suporte Quattrus.
Você poderá definir a reunião como Concluída, selecionando a data no campo Data Realizado. Também poderá incluir uma descrição para a Reunião e anexar arquivos.
Aba Pendências
Nesta aba você poderá adicionar ações que forem definidas durante a reunião e delegá-las diretamente aos usuários responsáveis.
Selecione a prioridade para a pendência, registre a ação que deverá ser realizada, o motivo, como ou onde deverá ser feita, quem será o responsável pela pendência, a data de início / término da ação e registre o valor estimado para a realização caso a mesma possua custo.
As ações que forem registradas na aba pedências aparecerão na lista de ações pendentes de cada responsável para que o mesmo possa realizar o acompanhamento.
Ao finalizar, o responsável deverá marcar a pendência como concluída.
Aba Participantes
Caso um participante não possa comparecer na reunião, você poderá registrar um substituto para o usuário.
Aba Ata
A opção Ata destina-se ao registro da pauta da reunião, decisões ou políticas que sejam definidas durante a reunião.
O Líder da Reunião ou seu Facilitador poderá escrever a Ata da Reunião, os demais participantes poderão apenas consultar a Ata.
