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O plano de ação (5W2H) é um conjunto de atividades que visam atingir um objetivo.
É uma ferramenta gerencial utilizada:
- Quando não estou atingindo meus resultados propostos;
- Quando estou prevendo a necessidade de uma alteração nos resultados do meu processo;
- Quando precisamos implantar uma oportunidade de melhoria.
Permite o detalhamento no acompanhamento da execução das atividades previstas para atingir determinados objetivos e metas.
Normalmente, é elaborado em forma de tabela onde estabelecemos os principais itens necessários para a execução das atividades.
5W2H
| Sigla | Significado | Definição |
| What | O quê? | Qual ação será executada? |
| Who | Quem? | Quem será o responsável pela implementação? |
| Why | Por quê? | Por que é importante a execução da ação? |
| When | Quando? | Até quando será executada? |
| Where | Onde? | Onde será executada a ação? |
| How | Como? | Como será executada? |
| How much | Quanto? | Quanto vai custar a execução da ação? |
Etapas para elaborar um 5w2h:
- Definir claramente o objetivo que se quer alcançar;
- Analisar as causas – Identificar quais as causas comuns dos últimos resultados observados;
- Utilizar sempre que possível ferramentas de análise: espinha de peixe, estratificação (pareto, histograma), redesenho de processo, brainstorm, entre outros;
- Priorizar as causas que têm maior impacto no resultado;
- Propor contramedidas às causas priorizadas, isto é, O QUE posso fazer para anular ou minimizar tal impacto;
- Priorizar as contra medidas que mais podem impactar no resultado e que estão dentro do meu campo de atuação ou influência.
Acompanhamento:
O que vai efetivamente alterar o resultado previsto é a execução das ações propostas no plano, e o mais comum é que, aos poucos, as pessoas deixem o plano de lado até quase esquecerem dele.
Para evitar que isso aconteça, o importante é agendar datas periódicas para acompanhamento e revisão das tarefas planejadas, acompanhando sua execução e possibilitando sempre que necessário uma melhoria no planejamento, para que de fato sejam atingidas as metas propostas.
Principais erros:
Abaixo, listamos os principais erros na elaboração de um plano de ação:
a) Fixar uma meta inalcançável: se as pessoas envolvidas não acreditarem que o objetivo é viável, elas não se comprometerão. O que fara com que o plano seja apenas uma burocracia para agradar quem o está exigindo;
b) Não se preocupar com o tempo de execução: não podemos esquecer que as pessoas irão precisar de tempo para implantar o que foi proposto e, para isso, terão de abrir espaço na agenda (normalmente já cheia) para poder dar conta das tarefas adicionais. Cabe à liderança priorizar as atividades;
c) Alterar as prioridades o tempo todo: nada pior para um plano do que a mudança constante nas prioridades. Então, antes de solicitá-lo, defina realmente se esse é o objetivo a ser alcançado
d) Fixar um prazo curto para o plano: na ansiedade de resolver o problema logo, é comum programarmos prazos curtos para realização das ações. Ao elaborar um plano é preferível estabelecer prazos mais longos mas que possam ser efetivamente cumpridos pela equipe do que ficar reprogramando as ações.
e) Não marcar datas de revisão: deixe claro para todos as datas de revisão e acompanhamento do cronograma e dos resultados dos planos de ação. Estabeleça um cronograma mensal de acompanhamento e divulgue a todos os envolvidos para que eles possam bloquear a agenda para participar.
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